Organiser un séminaire d’entreprise – le guide en 6 étapes

Organiser un séminaire d’entreprise ou une simple réunion de travail, finalement, quelle différence ?.. C’est l’organisation ! De manière générale, il s’agit de rassembler les participants hors de leur milieu professionnel autour d’un projet commun. Le séminaire s’étale généralement sur une durée d’un jour au moins. 

Ok, participer à un séminaire ça n’a rien de bien sorcier, mais pas de chance, cette fois c’est à vous de tout organiser ! Vous pourriez très bien faire appel à une agence spécialisée comme notre partenaire Ose&Nous. Malheureusement, cette année, l’entreprise a revu les budgets à la baisse. Finalement, c’est vous la personne de la situation : organisation, connaissance de l’entreprise et de des employés, perfectionnisme…  Qui d’autre que vous pour endosser ce rôle ? 

Pas d’inquiétude, pour vous aider, on a confectionné un guide pour vous aiguiller dans cette tâche aussi passionnante que périlleuse.

Comme vous pouvez vous en douter, un séminaire d’entreprise, ça ne s’organise pas 2 jours avant. Selon l’envergure de celui-ci, la préparation peut prendre plusieurs mois. 

Une fois ça en tête, il sera logique de définir le type de séminaire et les objectifs :

Il sera important de choisir un lieu qui correspond à vos attentes pour l’évènement. Salle des fêtes, rooftop, châteaux, hôtels, espace de coworking, ce n’est pas les endroits qui manquent pour organiser un séminaire. L’enjeu ici est de trouver un emplacement qui colle à la fois avec l’esprit de l’entreprise mais aussi qui soit facilement accessible pour les participants. Parce que oui, choisir un endroit perdu au beau milieu de la cambrousse c’est bien pour l’aspect nature, c’est moins bien pour faire venir les collaborateurs jusqu’à vous.

En vous organisant à l’avance vous vous facilitez grandement la tâche. Cependant, comment savoir quelle sera la meilleure période pour votre séminaire ? 

• Privilégier les débuts de semaines : c’est toujours plus agréable de commencer la semaine par un événement qui change de votre routine hebdomadaire. Vous consulterez vos mails plus tard. Les entreprises qui vous accueilleront seront tout aussi disponibles pour répondre à vos demandes. 
• Organisez votre séminaire durant les vacances scolaires : Ce sera une période creuse pour les entreprises qui vous loueront l’espace, vous aurez potentiellement de meilleur prix et plus de choix sur les dates.
• Si vous n’arrivez pas à décider d’une période, demandez l’avis directement aux personnes qui seront présentes. Elles pourront vous faire part de leurs préférences. 

La grande question. Les repas dans un séminaire, c’est un peu le moment tant attendu, il ne faut pas se louper !  Prenez les choses en main pour que tout aille pour le mieux. 

Pour les pauses et les petits déjeuners : Privilégiez les produits sains. Il est vrai qu’un bon croissant au beurre et un bon café, il n’y a rien de mieux. Mais pour un séminaire, vous devez tâcher de garder tout le monde en forme, c’est pourquoi une dose de vitamine n’est pas de refus. Vous n’êtes pas obligé de dire Adieu aux viennoiseries, vous pouvez cependant les coupler avec un bon panier de fruits de saison.  

Pour le déjeuner : Les traiteurs ne manquent pas d’originalité pour vous proposer des menus divers et variés. Privilégier un repas équilibré et qui fasse plaisir à tous. N’oubliez pas que certains de vos invités peuvent avoir des intolérances à certains aliments ou des régimes alimentaires spécifiques (végétariens, vegans..). Pour faire face à ça, vous pouvez réaliser un Google form et l’envoyer à votre équipe afin d’en savoir plus.

Vous pourrez opter (ou non) pour des repas assis ou debout en fonction du nombre de personnes. L’avantage des repas debout est qu’il est facile à mettre en place et permet de favoriser l’échange. Chacun sera libre de parler avec l’un ou l’autre. Le repas assis est quant à lui, plus formel. Il sera adapté à un petit comité. 

Pour le repas du soir : Si votre événement se poursuit jusqu’en soirée, vous devez mettre le nécessaire à disposition. Après une journée de séminaire, laissez place au relâchement. Ce moment fera note à la convivialité avec un repas (pourquoi pas) plus copieux. 

L’alcool dans tout ça ? Les participants apprécieront un verre de vin pour accompagner ce moment. La consommation avec modération sera évidemment appliquée.

En fonction du type de séminaire que vous avez défini (voir étape 1), vous serez à même de connaître l’esprit global de votre événement. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Les activités dites formelles, correspondent à l’ensemble des activités de séminaire au format traditionnel : conférence, atelier pédagogique, réunion… Les thèmes varient régulièrement selon les choix de l’entreprise. On peut notamment retrouver des conférences digitales sur l’usage de plateformes associées par exemple. Sur un aspect plus centré sur l’entreprise: la gestion du stress, l’organisation du travail, la créativité peuvent être des thèmes abordés.

Bien sûr, les teambuildings sont non négligeables à votre séminaire pour une touche de décontraction. Elles sont parfaites pour favoriser la cohésion et le bien-être des équipes. Voici une liste non exhaustives des teams buildings à mettre à en place : 

• Team building créatif : atelier cuisine, atelier initiation au design, atelier d’œnologie (On est à Bordeaux ou pas ?)…
• Team building détente : massage, méditation, yoga…
• Team building ludique : escape game, laser game, paintball…
• Team building sportive : visite en vélo, wave café…

Selon votre implication dans cette organisation, vous serez peut être amené à recevoir des conseils de la part de vos prestataires. Dans votre démarche de location de lieu pour le séminaire, il n’est pas impossible que le responsable vous propose de faire appel à ses prestataires externes.  Cela peut être une excellente option, ce type de prestataire pourra vous faire avoir des tarifs avantageux. C’est à vous de juger de la pertinence des offres. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réaliser un séminaire digne de ce nom.

Chez BigFive espace de coworking à Bordeaux, nous mettons à disposition plusieurs espaces destinés à la location. Pour le temps d’une réunion ou d’un séminaire sur plusieurs jours, l’espace de coworking s’adapte aux demandes pour la réussite de votre évènement.  Récemment, Bonduelle a réalisé son séminaire annuel dans notre espace dans le cadre de leur convention digitale avec visioconférence nationale. 

Il est également possible de privatiser l’ensemble du RDC pour le temps d’un week-end. Le lieu peut accueillir de 10 à 15 personnes. Vous avez ainsi accès à la salle de réunion, de l’espace détente, de la cuisine, de la terrasse et d’un jardin aménagé de 250m2.

L’espace de coworking dispose d’un réseau de partenaires de qualité comme Le temps d’un pause par exemple. Ce traiteur propose des plats variés qui sauront plaire à l’ensemble de vos participants.