Organiser un webinaire à succès, le mode d’emploi

Webinar ou webinaire en français, correspond à la contraction entre “web” et “séminaire”. En d’autres termes, ce sont des conférences en ligne. Souvent adopté par les entreprises, le webinar est un excellent moyen pour acquérir du lead qualifié aussi bien en  BtoB qu’en BtoC. Il permet de vous placer en tant qu’expert sur un sujet et ainsi devenir un formateur le temps d’un instant. Chez BigFive, nous avons d’ailleurs accueilli récemment Eric Salomon, formateur en pitch et prise de parole chez Time to pitch dans nos locaux dans le cadre d’un webinar. 

Nous allons voir ici, étape par étape, quelle est la logique d’organisation et les outils recommandés pour réussir l’organisation de votre webinaire.  Une méthodologie rigoureuse sera exigée pour planifier un tel évènement digital.

1. Organiser un webinaire commence par définir son thème 

Evidemment, vous n’allez pas parler de la pluie et du beau temps. C’est là, la partie la plus importante de votre organisation : définir un thème percutant et ,surtout, qui intéresse votre audience. 

Pour cela, rien de mieux que de faire une veille stratégique. C’est-à-dire que vous allez devoir récolter des informations en continu sur les thèmes sur lesquels vous souhaitez vous positionner. Pour cela, vous pouvez checker ce que font vos concurrents et vous en inspirer ou bien suivre les tendances.

Autre solution : engagez votre communauté ! Plutôt que de réaliser ce travail d’introspection seul, faites y participer votre communauté, vos clients. Quels sont les thèmes qui les intéressent ? Sur quel sujet seraient-ils prêts à vous écouter attentivement durant ce séminaire digital ? 

Pour cela, rien de mieux qu’un Google Forms diffusé sur vos réseaux sociaux et à votre liste emailing. Sinon, vous pouvez simplement réaliser un sondage directement sur vos pages Facebook et Instagram pour récolter quelques avis.  Les retours que vous aurez suffiront pour avoir une réponse. 

Évidemment, le thème dépendra de vos objectifs et de la cible à laquelle vous vous adressez. Le but est, par exemple, de diffuser un contenu percutant et engageant pour attirer le maximum de personne et ainsi, récolter du lead. Le webinar est  aussi un moyen de réaliser une démonstration de l’un de vos derniers produits.. C’est à vous de juger la pertinence de ces choix et fonction de votre situation et de vos objectifs à moyen terme.

2. Connaître et choisir les meilleurs outils de webinaire.

Avec le succès des webinars, de nombreuses entreprises tech se sont lancées dans la conception d’outils visant à vous faciliter la vie. Pour organiser un webinar digne de ce nom, vous avez de nombreuses possibilités concernant le choix de votre support webinaire. En voici quelques exemples : 

• Clickmeeting : est un logiciel de webinaire complètement personnalisable. Il est accessible pour des tarifs entre 20 et 100e/mois en fonction des avantages. Clickmeeting dispose de toutes les fonctionnalités necessaires pour réaliser un webinar digne de ce nom : partage d’écran et du support Q&A, sondage, tableau blanc, replay, analyse et rapport ou encore diffusion et gestion d’email…
• Gotowebinar : Gotowebinar est une solution robuste de visioconférence. Les tarifs sont de 89e/mois pour le pack starter, il monte à 429e/mois. C’est sûrement la solution la plus performante si votre webinar accueille un grand nombre de participants.  En effet, vous pouvez aisément accueillir jusqu’à 1000 personnes avec la formule premium sans pour autant crasher les serveurs de la plateforme.
• Livestorm : Au même titre que Teams ou Google Meet, Livestorm vous propose un accès gratuit en bridant le nombre de participants et la durée de séminaire. Exceptionnellement, durant la période Covid, Livestorm met à disposition son service premium gratuitement.
• Zoom : Le fameux outil de visioconférence que le Covid aura fortement popularisé. Le grand avantage de Zoom est certainement son prix. La version gratuite propose déjà des avantages intéressants : jusqu’à 100 participants, nombre illimité de réunions. Ce qui vous poussera à prendre la version payante est certainement que chaque visioconférence ne peut durer que 40 minutes max. Pas de quoi s’affoler puisque ces versions sont peu coûteuses (de 14e/mois/ animateur à 19e/mois pour 100 animateurs). Si vous ne souhaitez pas vous attarder sur les fonctionnalités additionnelles, Zoom est une excellente alternative à moindre coût.
• Webikeo : Pour conclure avec les outils, voici un outil français (cocorico !) pour diffuser votre webinar auprès de votre audience. Webikeo se démarque de la concurrence par sa plateforme de mise en avant par thème, ce qui vous garantit une visibilité accrue auprès des personnes intéressées par les thèmes que vous traitez. Forcément cette visibilité n’est pas gratuite, les tarifs de la plateforme démarrent à 290e/mois.

3. Planifier votre webinaire

Il est préférable de planifier votre webinar, une à plusieurs semaines à l’avance. Vous risquez de ne pas être dans les clous si vous vous y prenez trop tard. Il faut le temps que votre audience puisse répondre à votre invitation et puisse s’engager auprès de l’évènement. Toute votre communication repose sur ce créneau que vous vous laissez pour promouvoir votre offre. Ainsi, prévoyez un planning éditorial afin

D’après une étude de GoToWebinar, les meilleurs jours pour diffuser votre webinaire seraient le Mardi, Mercredi ou Jeudi. En ce qui concerne le créneau, l’étude s’accorde privilégier la fin de matinée et le début d’après midi : 11-12h et 13-15h. 

Forcément, les lundis et les weekends sont à éviter.

4. Organiser votre promotion d’évènement

Ici, GotoWebinar nous dévoile ici les canaux de communication les plus courants pour votre webinar. On constate que l’Email est le canal dont la majorité des sondés utilisent toujours pour la promotion de leurs conférences en ligne. Bien que le site internet soit aussi très utilisé, le canal de promotion préféré est l’email. 

Libre à vous de choisir tel ou tel canal, mais soyez sûr que votre cible est bien présente sur celui que vous choisissez. Ne cherchez pas non plus à être présent sur chacun d’entre eux. Il est généralement conseillé d’utiliser jusqu’à 3-4 canaux de communication : Votre site, votre liste e-mail et vos réseaux sociaux Facebook / Linkedin sont pertinents dans la majorité des cas. 

Pour ce qui est de votre promotion, il y a également des créneaux préférables pour capter l’attention de votre audience. 

En effet, comme on peut le voir, le mardi semble plus performant que les autres jours de la semaine :

En ce qui concerne l’heure de diffusion, le matin entre 8h et 11h sont sont les créneaux les plus efficaces. Ces statistiques peuvent varier selon le secteur d’activité des personnes concernées. 

5. Assurer la suite et les feedbacks 

Une fois votre présentation terminée, les questions répondues et le visio clôturé, votre travail n’est pas pour autant terminé. Dans un premier temps, demandez des feedbacks à votre audience, récolter leurs avis est essentiel. Ensuite, veillez à ce que votre appel à l’action ait été bien compris par votre audience. Dans un second temps, vous devez assurer le suivi du webinar sur la semaine qui suit : Mail de remerciement, envoie de document complémentaire mais surtout rappel, prospection et relance si votre produit était engagé dans votre webinar. 

Comme on a pu le voir, certaines plateformes de webinaires incluent directement les rapports du webinaire et la gestion des emails. 

Sinon, vous pouvez gérer ça comme bon vous semble. Certains conférenciers seront friands de la prospection par téléphone, d’autres uniquement par e-mail ou bien par Linkedin. Chacun trouve la méthode qui lui convient le mieux.

6. Trouver un endroit où vous serez à l’aise pour présenter

C’est l’un des critères souvent négligés par les organisateurs. Pour réaliser un séminaire à succès, votre environnement de travail est primordial. Il serait embêtant d’avoir des bruits parasites ou vos enfants qui trainent dans vos pattes lorsque vous animez un webinar avec plus de 50 personnes. Cela peut rapidement devenir embarrassant.

C’est pourquoi, BigFive vous propose d’organiser vos webinars dans sa salle de réunion. Cette salle est idéale pour son calme. BigFive donne accès à une pièce isolée et esthétique aux personnes qui en ont besoin.

Il n’y aura pas de coupure lors de vos webinars et nous vous garantissons une vidéo HD. Effectivement, tout l’espace est muni d’un réseau fibre dédiée avec une connexion wifi très haut débit pour vous garantir des webinars fluides.

En plus, l’espace de coworking BigFive vous propose toutes sortes de boissons comme du thé (Kusmi Tea), du café d’un torréfacteur local (Cafés Régus) ou simplement de l’eau fraîche.

N’attendez pas pour prendre contact avec nous et découvrir votre espace dédié :